Belawan, Kamis 18 Maret 2021, Pejabat dan Staf Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Belawan menghadiri acara zoom meeting terkait Sosialiasi KM 41 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Perhubungan dan KM 48 Tahun 2021 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perhubungan.
Bahwa berdasarkan hasil audit kearsipan pada ANRI tahun 2019, Kementerian Perhubungan direkomendasikan untuk memisahkan antara Tata Kearsipan dan Tata Naskah Dinas. Maka Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM. 95 Tahun 2016 tentang Sistem Administrasi Perkantoran perlu disesuaikan dengan perkembangan Organisasi dan Tata Kerja di Kementerian Perhubungan saat ini. Untuk itu disusunlah Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di lingkungan Kementerian Perhubungan.
Tata naskah dinas dilaksanakan agar tercipta keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan penataan surat-menyurat, mewujudkan tertib administrasi umum yang berdayaguna dan berhasilguna, kelancaran komunikasi kedinasan di lingkungan interen dan eksteren Kementerian Perhubungan, menjamin keamanan, keutuhan dan kerahasiaan bahan-bahan berupa dokumen-dokumen negara atau kedinasan serta mempermudah pengawasan dalam pengelolaan informasi tertulis.
Tata kearsipan dilaksanakan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pencipta arsip, menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dan menjamin ketersediaan informasi arsip di Lingkungan Kementerian Perhubungan.
Pada kegiatan sosialiasi ini disampaikan juga beberapa perubahan terkait tata naskah dinas, diantaranya penulisan Surat Dinas, Surat Edaran, Nota Dinas, Instruksi, Surat Tugas, dan beberapa perubahan lainnya.
Dengan dilaksanakannya kegiatan sosialisasi ini, diharapkan keseragaman dalam tata naskah dinas dan tata kearsipan dapat diterapkan oleh seluruh jajaran Kementerian Perhubungan.