Tugas

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di KSOP Kelas IV Tanjung Balai Asahan memiliki tanggung -jawab utama dalam memastikan keterbukaan informasi publik. Tugas utamanya mencakup :

1. Mengelola dan menyusun seluruh informasi serta dokumen yang berada di lingkungan KSOP.
2. Menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat secara tepat, jelas, dan mudah diakses.
3. Menjaga keamanan serta ketersediaan arsip dan data yang menjadi tanggung jawab instansi.
4. Memberikan pelayanan informasi kepada publik sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
5. Memastikan informasi yang diberikan telah diverifikasi dan sesuai dengan ketentuan.
6. Menyusun dan memperbarui daftar informasi yang dapat diakses publik secara berkala.
7. Menindaklanjuti pengajuan keberatan dari masyarakat dan membantu menyelesaikan persoalan informasi jika terjadi sengketa.

Fungsi

Dalam pelaksanaannya, PPID berperan sebagai pusat koordinasi dan pelayanan informasi, dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan mengoordinasikan data dari seluruh bagian di lingkungan KSOP.
2. Melayani permintaan informasi dari masyarakat dengan prinsip transparansi dan efisiensi.
3. Menyusun kebijakan internal terkait pengelolaan dan klasifikasi informasi.
4. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kualitas layanan informasi publik.
5. Menangani pengaduan atau keberatan terkait layanan informasi secara tepat dan sesuai aturan.
6. Meningkatkan pemahaman internal pegawai terhadap pentingnya keterbukaan informasi publik.
7. Menata dan menyimpan dokumen informasi secara rapi, baik dalam bentuk digital maupun fisik.